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Em uma única ferramenta você será capaz de modelar graficamente um processo de negócio, automatizar o workflow e realizar a gestão por relatórios e indicadores. Com ele você contará com recursos que facilitarão a prática da melhoria continuada de processos e a geração de evidências para auditorias.
O editor gráfico de processos permite a utilização da notação BPMN para definir tarefas, formulários, aprovações e responsabilidades. Todas as regras configuradas são utilizadas para geração dos formulários eletrônicos e controlar o fluxo de trabalho.
O editor de processos é uma ferramenta totalmente integrada aos demais módulos incluindo interfaces web para todos os usuários, máquina de processos, documentação e relatórios.
Editor de Processos
Após desenhar e configurar os fluxos no editor gráfico é feita a ativação do processo, que pode ser iniciado de diversas formas:
| • | Manualmente pelo preenchimento de formulários |
| • | Por temporizador (diário, semanal, mensal, anual etc) |
| • | Por Webservices |
| • | Por comandos SQL (consulta de banco de dados) |
| • | Recebimento de emails e outras formas via customização |
Portal de Processos
Solicitações de um determinado processo são encaminhadas para usuários Solucionadores, que serão orientados pelo sistema para o cumprimento de todas as atividades previstas no processo. Em qualquer momento do processo, inclusive imediatamente após a abertura, é possível incluir aprovações com flexibilidade de configuração.
Workspace
Ao atender uma solicitação o Solucionador conta com um Assistente de Processos, que o guiará em todas as atividades do workflow. Este assistente também exigirá do usuário o fornecimento de todas as evidências necessárias em auditorias por meio de preenchimento de formulários, vinculação de arquivo, envio de comunicados etc.
Edição de Ordem de Serviço
Para cada processo e tarefa existirão prazos de execução com a possibilidade de alarmes (Exemplo: ao atingir 50% do prazo de uma tarefa enviar email para seu gerente, ao atingir 80% do prazo da mesma tarefa escalonar para o coordenador imediato etc).
A qualquer momento é possível visualizar graficamente a situação de uma solicitação e todo o caminho percorrido no workflow até o momento. O software permite recuperar tempos de execução, histórico de responsabilidades, apontamentos de horas trabalhadas, comunicados gerados e recebidos, detalhes sobre o Acordo de Nível de Serviço e Acordo de Nível Operacional etc.
Informações sobre o Processo
O produto permite execução de tarefas automáticas e integradas com sistemas de informação via Webservices e acesso direto a base de dados.
Usuários com o perfil Gestor utilizam painéis de indicadores de desempenho para realizar a gestão dos processos e acordos de nível de serviço (ANS) e operacional (ANO).
O produto contém grande quantidade de relatórios para gestão.
Relatórios
Também possui um editor de relatórios para criação de consultas personalizadas.
Editor de Relatórios
As tabelas dinâmicas permitem flexibilidade para elaboração de consultas sobre wokflow executado.
Tabela Dinâmica
Após confrontar a execução de um processo com o planejado no ciclo utilizando relatórios de gestão partimos então para uma série de ações que resultarão em um nova interação no ciclo PDCA. Neste momento sugerimos aos nossos clientes a criação de fluxos para gerenciamento de processos de negócio conforme o exemplo da figura abaixo:
Fluxo do Processo
O recurso de versionamento de processos permite introduzir mudanças nos fluxos sem afetar ocorrências legadas, proporcionando conforto para a prática da melhoria continuada do workflow:
Process Explorer - Versionamento de Processo
O relatório de Análise de Melhoria permite verificar o resultado de mudanças em processos com visibilidade da evolução da qualidade, automatismo e aderência de responsabilidade:
Relatório de Análise de Melhoria em Processos